Elternverein am Herz-Jesu-Gym · 20.10.2026

Datenschutzerklärung

für den EVplaner des Elternvereins · Stand 10.10.2026

Kurz zusammengefasst

Wir verarbeiten nur, was für die Organisation unserer Veranstaltungen und Sitzungen nötig ist.
Es gibt keine Werbung, keine Statistik- oder Tracking-Dienste Dritter und keine Cookies außer den technisch notwendigen. Wie der EVplaner genutzt wird, wertet der Verein selbst aus – ohne Cookies und ohne Namen (siehe „Systemauswertung“).
Alle Daten liegen auf Servern in der EU; Schriften und Programmteile werden von unserem eigenen Server geladen.
Dokumente und Unterlagen gibt es nur nach der Anmeldung; jeder Abruf wird im Zugriffsprotokoll vermerkt.
Unter „Meine Daten“ kannst du jederzeit alles einsehen, herunterladen und dein Konto löschen.

Verantwortlicher

Elternverein am Privatgymnasium der Herz-Jesu-Missionare in Salzburg-Liefering, Schönleitenstrasse 1, 5020 Salzburg, ZVR 037993548
ZVR-Zahl 037993548
Kontakt für Datenschutzfragen: info@eltern-am-herzjesugym.at

Welche Daten wir wofür verarbeiten

Zweck	Daten	Rechtsgrundlage	Speicherdauer
Anmeldung zu Schichten und Veranstaltungen	Name, E-Mail, optional Telefon, gewählte Schicht, Anwesenheit	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Teilnahme)	90 Tage nach der Veranstaltung, danach anonymisiert
Konto im EVplaner (Anmeldung ohne Passwort)	Name, E-Mail, optional Telefon, Anrede, Rollen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO	bis zur Löschung durch dich; nach 24 Monaten ohne Nutzung automatisch (mit Vorwarnung)
Klassenlisten, Einladungen an Mitglieder	Name, E-Mail, Telefon, Klasse, Vor- und Nachname des Kindes, Mutter/Vater, Funktion als Klassenelternvertretung	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Mitgliedschaft im Verein (§ 4 Abs. 2 der Statuten)	bis zum Ende der Mitgliedschaft (§ 6 Statuten) plus 180 Tage
Entsendung in den Schulgemeinschaftsausschuss (SGA)	Name, E-Mail und Funktion (1.–3. SGA, Stellvertretung) je Schuljahr	Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Statuten, § 64 Schulunterrichtsgesetz)	Name als Vereinsunterlage; E-Mail-Adresse wird mit den Klassenlisten des Schuljahres gelöscht
Vereinsinterne Auswertung: Zahl der Klassen, Schüler/innen, Eltern und Familien sowie Beteiligung der Familien an Veranstaltungen (auch an Schulterminen), Sitzungen (auch SGA) und Mitgliederversammlungen	Klassenlisten, Anmeldungen und Zusagen, Anwesenheit; bei Schulterminen und SGA-Sitzungen vom Vorstand intern vermerkte Anwesenheit (Name, Klasse – keine Anmeldung, nicht öffentlich); nach Anonymisierung von Buchungen nur ein Pseudonym der E-Mail-Adresse (Prüfsumme)	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Planung der Vereinsarbeit; nur für den Vorstand einsehbar, Berichte ohne Namen	wie die Klassenlisten; danach nur Jahreszahlen ohne Personenbezug
Sitzungen der Vereinsorgane	Name, E-Mail, Funktion, Rückmeldung (auch vom Vorstand eingetragen), Zeitpunkt einer Erinnerung – wer bis zur Anmeldefrist nicht antwortet, bekommt einmal eine Erinnerung per E-Mail –, Anwesenheit, Protokolle	Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Statuten, Vereinsgesetz)	Protokolle der Jahreshauptversammlung dauerhaft, andere 7 Jahre
Aufgaben aus Sitzungsprotokollen	Name und E-Mail-Adresse der zuständigen Personen, Fälligkeit, Status, Notiz – im Protokoll und in der Tagesordnung steht nur der Name	Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Vereinsarbeit, Erinnerung an übernommene Aufgaben)	E-Mail-Adresse bis ein Jahr nach Erledigung; der Name als Teil des Protokolls wie dieses
Mitgliederverzeichnis je Schuljahr	Familien mit Namen der Kinder und Klasse, vertretende Elternteile (Namen), gewählter Vorstand, Kernteam, SGA-Entsendung, Klassenelternvertretungen – ohne Kontaktdaten	Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Mitgliedschaft, Statuten, Vereinsgesetz)	Fassungen als PDF in der Vereins-Nextcloud; im EVplaner 7 Jahre
Vereinsregister und Vorstandswahl	Funktion, Name und Titel der gewählten Vertreter (Vereinsregisterauszug), Wahlvorschläge und Abstimmungsergebnis; die Wahlanzeige an die Vereinsbehörde enthält zusätzlich Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (§§ 14, 16 VerG)	Vereinsunterlage, nur für den Vorstand einsehbar
Kontakt über WhatsApp, Fotos mit erkennbaren Personen	Telefonnummer, Bild	Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – jederzeit widerrufbar	bis zum Widerruf
Vereinspostfach im EVplaner (info@eltern-am-herzjesugym.at): Lesen, Ordnen, Zuständigkeit sowie Schreiben, Antworten und Weiterleiten durch die dafür freigegebenen Funktionen im Vorstand	Absender und Empfänger (Namen, E-Mail-Adressen), Betreff, Vorschau, Datum, Status und Ordner der Mails; Mailtexte beim Öffnen von Microsoft geholt und zwischengespeichert; wer eine Unterhaltung übernommen hat, wer eine Mail zuerst gelesen und wer sie über den EVplaner gesendet hat. Beim Schreiben an Gruppen (Funktionen, Gremien, Klassenlisten, Lehrkräfte) werden deren Adressen nur zum Versand verwendet und immer verdeckt (Bcc) eingesetzt – Empfänger sehen nur den Gruppennamen. Anhänge werden nicht gespeichert, sondern beim Herunterladen bzw. Versenden durchgereicht. Externe Bilder in Mails lädt der EVplaner nur auf Wunsch und über sich selbst – Absender erfahren so weder IP-Adresse noch Lesezeitpunkt.	Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Vereinskorrespondenz, berechtigtes Interesse an geordneter Bearbeitung); Microsoft verarbeitet als Auftragsverarbeiter für Microsoft 365	solange die Mail im Vereinspostfach liegt; Mailtexte höchstens 30 Tage; die Zuordnung gesendeter Mails 30 Tage; wird die Anbindung entfernt, löscht der EVplaner alle Daten des Postfachs
Benachrichtigungen über neue Mails auf eigenen Geräten (freiwillig)	je Gerät: Zustelladresse des Push-Dienstes des Browsers samt Schlüsseln (verschlüsselt gespeichert), Gerätename, Zeitpunkt der Einrichtung und der letzten Zustellung; Inhalt der Meldung: Hinweis und Betreff (Ende zu Ende verschlüsselt, der Push-Dienst von Google, Mozilla, Apple bzw. Microsoft sieht keinen Inhalt)	Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (selbst eingeschaltet, jederzeit abschaltbar); für den Betreff als Angabe Dritter Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Speicherung am Gerät technisch erforderlich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021), keine Cookies	bis zum Ausschalten, bis der Push-Dienst das Gerät abmeldet, nach 90 Tagen ohne Zustellung oder sofort mit Ende der Berechtigung
Sicherheit und Nachvollziehbarkeit	Zugriffsprotokoll: Zeitpunkt, Konto, IP-Adresse, Gerät/Browser, Aktion – dazu gehört jeder Abruf und Download von Dokumenten, Unterlagen und Exporten (Dateiname, Ansicht oder Download), damit die Weitergabe vertraulicher Unterlagen nachvollziehbar bleibt. Beim Prüfen des Protokolls durch Administrator:innen können zu einer IP-Adresse öffentliche Netzangaben (Hostname, Netzbetreiber, Land) per Reverse-DNS und bei der zuständigen Internet-Registry (RDAP, z. B. RIPE NCC) abgefragt werden; dabei wird nur die IP-Adresse übermittelt.	Art. 6 Abs. 1 lit. f und Art. 32 DSGVO	IP-Adresse nach 180 Tagen gekürzt, abgefragte Netzangaben höchstens 30 Tage zwischengespeichert, Eintrag nach 24 Monaten gelöscht
Systemauswertung: wie der EVplaner genutzt wird (Zahl der Personen und Besuche, Rollen, Dauer, Gerätearten, Bereiche, Uhrzeit, Land) und wie Mails versendet und im Vereinspostfach bearbeitet werden – nur für Vorstand und Administration, die Nutzung ohne Namen	je Besuch eines angemeldeten Kontos: Beginn und letzter Seitenaufruf, Zahl der Aufrufe, Rollen, Gerätetyp, Plattform und Browser (ohne Versionsangaben), gekürzte IP-Adresse (x.x.x.0) und daraus das Land; Seitenaufrufe je Bereich und Stunde ohne Personenbezug; bei Mails des EVplaners Versandweg und Empfängergruppe (z. B. „Eltern“) statt der Person; im Vereinspostfach Zeitpunkte von Eingang, Zuweisung und Erledigung sowie wer das Postfach aufruft	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb, Verbesserung und geordneter Bearbeitung der Vereinskorrespondenz)	24 Monate; beim Löschen des Kontos sofort
„Feedback geben“: Rückmeldungen, Bewertungen und Ideen zur Verbesserung des EVplaners; Dankes-Mail, wenn eine Idee umgesetzt ist	Name, Rollen, Seite, Bewertung (1–5 Sterne), Art, Text, Programmversion, Gerätetyp/Plattform/Browser als Kategorie; die E-Mail-Adresse nur als Antwortadresse, wenn du Rückfragen erlaubst. Per Mail an den Webmaster (webmaster@eltern-am-herzjesugym.at), sichtbar nur für die Administration	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer gut nutzbaren Anwendung); die Rückmeldung ist freiwillig	bis zur Erledigung, danach höchstens 24 Monate; Ideen, solange sie in Planung sind; beim Löschen des Kontos wird der Name entfernt
Schutz der öffentlichen Formulare (z. B. Unterstützungsantrag, persönliche Links) vor Angriffen und automatisierten Zugriffen	Schlüssel-Hash der IP-Adresse (nicht umkehrbar), Zahl und Art auffälliger Anfragen, Sperrzeitpunkt; im technischen Protokoll die abgewiesene Anfrage mit IP-Adresse – Formularinhalte werden dabei nicht gespeichert	Art. 6 Abs. 1 lit. f und Art. 32 DSGVO	Hash höchstens 7 Tage nach dem letzten Vorfall; technisches Protokoll wie dort angegeben
Abrechnung von Veranstaltungen	Einnahmen- und Ausgabensummen ohne Personenbezug; freigegebene Rechnungen der Veranstaltung nur mit Vorgangsnummer, Zweck und Betrag	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (§ 21 VerG, § 132 BAO)	7 Jahre
Verzeichnis der Lehrkräfte, Klassenvorstand je Klasse, Sprechstunden	Vor- und Nachname (ohne akademische Titel), Schul-E-Mail-Adresse, Fächer, Funktion, Foto (verkleinert, nur für Vorstand und Kassier/in sichtbar), Sprechstunde (Tag, Zeit, Raum), Klassen als Klassenvorstand. Telefonnummern werden nicht übernommen. Quelle: die öffentliche Lehrerliste auf der Website der Schule und die öffentliche Sprechstunden-Ansicht der Schule in WebUntis (Art. 14 DSGVO)	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Zusammenarbeit von Elternverein und Schule (Kontakt, Einladungen, z. B. der Klassenvorstände)	solange die Person in der Lehrerliste der Schule steht (monatlicher Abgleich); danach inaktiv und nach 90 Tagen gelöscht – später nur, solange ein Unterstützungsantrag offen ist oder die Person Klassenvorstand im laufenden Schuljahr ist
Unterstützungswerber/innen (Lehrkräfte) und Web-Formular für Unterstützungsanträge	Freischaltung durch den Vorstand (wer, wann), Zeitpunkt der Information nach Art. 14 DSGVO, Einwilligung (Zeitpunkt und Fassung des Textes), Anmeldung mit Einmalcode an die Schul-E-Mail-Adresse, die eingebrachten Anträge mit Anhängen und Rechnung	Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – eingeholt beim ersten Antrag, jederzeit widerrufbar; Aufbewahrung gestellter Anträge nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (§ 21 VerG, § 132 BAO)	Freischaltung und Einwilligung so lange wie der Eintrag im Verzeichnis der Lehrkräfte; Anträge wie Buchhaltungsunterlagen (7 Jahre). Werber/innen sehen nur ihre eigenen Anträge.
Unterstützungsleistungen (Anträge aus der Schulgemeinschaft)	Werber/in (Name, E-Mail), Antrag bzw. E-Mail mit Anhängen, Zweck, Klassen, Beträge, Prüfung und Bescheid; Rechnung und Bankverbindung wie bei Rechnungen. Schüler/innen nur als interner Schlüssel (pseudonym) mit der erhaltenen Unterstützung je Unter- bzw. Oberstufe – Namen sehen Kassier/in, Obmann/Obfrau bzw. Stellvertretung und Rechnungsprüfer/innen nur auf Abruf, jeder Abruf wird protokolliert.	Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO (Vereinszweck und gleiche Behandlung nach den Grundsatzbeschlüssen, § 21 VerG, § 132 BAO)	Vorgänge wie Buchhaltungsunterlagen (7 Jahre); der Schlüssel einer Schülerin bzw. eines Schülers wird ein Jahr nach dem Ausscheiden aus der Schule entfernt, danach nur Summen je Vorgang. Der Upload-Link für die Rechnung ist befristet.
Finanzgebarung: Rechnungen, Freigabe, Zahlung, Buchung und Ablage	Rechnung als Beleg; Aussteller (bei Einzelpersonen Name und Anschrift laut Rechnung), Rechnungsnummer, Betrag, Bankverbindung des Empfängers (IBAN verschlüsselt gespeichert); Freigaben mit Name, Funktion, Zeitpunkt und Begründung; Zahlungs- und Buchungsvermerke. SEPA-Überweisungsdateien werden nicht aufbewahrt, Bank-Zugangsdaten nie gespeichert.	Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Vertrag mit dem Rechnungsleger; § 21 VerG, § 132 BAO); Freigabe nach § 11 der Statuten	7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, danach automatisch gelöscht. Einsicht nur Kassier/in, Obmann/Obfrau bzw. Stellvertretung und Rechnungsprüfer/innen; der Vorstand sieht Summen ohne Belege und Bankdaten. Weitergabe nur an die Buchhaltung des Vereins (BMD-Export durch den Kassier) und im Rahmen der Rechnungsprüfung.
Mitgliedsbeiträge (je Familie und Schuljahr)	Familienname, Vornamen und Klassen der Kinder, E-Mail-Adressen der Eltern aus den Klassenlisten, Betrag, Zahlungsreferenz, Zahlungsstand, Versand von Vorschreibung, Erinnerung und Bestätigung	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaft, Statuten) und lit. c (Buchhaltung, § 132 BAO)	7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres; Zahlungsstand je Familie sehen nur Obmann/Obfrau, Stellvertretung und Kassier/in, der Vorstand nur Summen
Kontobewegungen (Kontoauszug-Import und Abgleich)	Datum, Betrag, Name und IBAN der Zahlenden bzw. Empfänger (IBAN verschlüsselt), Verwendungszweck, Zahlungsreferenz, Zuordnung	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Buchhaltung, § 21 VerG, § 132 BAO)	7 Jahre; sichtbar für Kassier/in, Obmann/Obfrau und Stellvertretung, für die Rechnungsprüfung nur lesend
Spenden, Spenderverzeichnis, Meldung an das Finanzamt, Spendenbestätigung	Vor- und Zuname laut Meldezettel, Geburtsdatum (verschlüsselt), verschlüsselte bereichsspezifische Personenkennzahl (vbPK, verschlüsselt), Adresse und E-Mail (freiwillig), Betrag, Datum, Weg und Widmung der Spende; bei Firmen Firmenname	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (§ 18 Abs. 8 EStG: Übermittlung an das Finanzamt, wenn Sie Ihre Daten für die Absetzbarkeit angeben; § 132 BAO); Spendenzusagen über die Spendenseite: Art. 6 Abs. 1 lit. b	7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres; Spendenzusagen ohne Zahlung nach 60 Tagen gelöscht. Einsicht: Kassier/in, Obmann/Obfrau, Stellvertretung und Schriftführung; Rechnungsprüfung nur nach Spendernummer; Berichte nur ohne Namen
Information über Spendenaktionen per E-Mail (Spendenaufrufe)	E-Mail-Adresse, optional Name, Zeitpunkt und Fassung der Einwilligung, Bestätigung per E-Mail	Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 174 TKG 2021 – nur nach Bestätigung per E-Mail (Double-Opt-in), jederzeit widerrufbar über den Link in jeder Mail oder unter „Meine Daten“	bis zum Widerruf; unbestätigte Anmeldungen nach 30 Tagen gelöscht
Rechnungsprüfung und Abschluss des Rechnungsjahres	Prüfergebnisse je Vorgang, Rückfragen und Antworten, Prüfbericht mit Freigaben (Name, Zeitpunkt), Kontostände, Abschlussverzeichnis mit Prüfsummen	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (§ 21 VerG, § 12 der Statuten)	7 Jahre; der Prüfbericht ist Unterlage der Jahreshauptversammlung

Anmeldung über Nextcloud

Mitglieder des Vorstands können sich mit ihrem Konto im Dokumentenmanagementsystem des Vereins (Nextcloud, eigener Server) anmelden. Dabei erhalten wir nur Name, E-Mail-Adresse und Gruppenzugehörigkeit. Zugangsschlüssel werden nicht gespeichert.

Damit Vorstand und Team ihre Berechtigungen schon vor der ersten Anmeldung haben, gleicht der EVplaner regelmäßig die Mitglieder ausgewählter Nextcloud-Gruppen ab (Name, E-Mail-Adresse, Gruppenzugehörigkeit, Konto aktiv/deaktiviert). Personen außerhalb dieser Gruppen werden nicht übernommen. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse des Vereins an einer geordneten Rechteverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); verlässt jemand die Gruppe, entfallen die Berechtigungen beim nächsten Abgleich.

Empfänger

Daten sehen nur die Personen, die sie für ihre Aufgabe brauchen: Unterstützungswerber/innen nur ihre eigenen Anträge, Veranstaltungsmanager für ihre Veranstaltung, Standverantwortliche für ihr Team, Klassenelternvertreter für ihre Klasse, der Vorstand für Sitzungen, die Finanzrollen (Kassier/in, Obmann/Obfrau bzw. Stellvertretung, Rechnungsprüfer/innen) für Rechnungen und Belege. Spenden von Privatpersonen meldet der Verein mit Ihren Angaben an das Finanzamt (FinanzOnline, § 18 Abs. 8 EStG) – nur, wenn Sie uns Name und Geburtsdatum dafür geben. Technische Dienstleister: unser Webhoster als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO, Serverstandort EU). Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Daten aus edu.FLOW werden zur Erfüllung des Vereinszweckes gemäß Aufnahmevereinbarung mit der Schule und der damit verbundenen Aufnahme in den Elternverein übernommen.

Kinder

Für Schülerinnen und Schüler unter 14 Jahren legen die Eltern den Zugang an (§ 4 Abs. 4 DSG). Wir speichern über Kinder nur das Nötigste.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Vieles erledigst du selbst unter Meine Daten; sonst genügt eine E-Mail an info@eltern-am-herzjesugym.at. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Du kannst dich bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.

Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies. Details in der Cookie-Richtlinie.

Automatisierte Entscheidungen

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling statt.